Kaufland Rechnungsstellung 2026: Pflichtangaben für Verkäufer
Fehlerhafte Rechnungstexte können bei Kaufland zur Sperrung führen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben nach §14 UStG korrekt enthalten.
Die Kurzfassung: Kaufland prüft bei der Partner-Freischaltung nicht nur Ihre Rechtstexte wie Impressum und AGB, sondern erwartet bei beanstandeten oder unvollständigen Angaben eine zeitnahe Korrektur. Bleiben Fehler bestehen, kann das bis zur Aussetzung der Verkaufsberechtigung oder zur Kontosperrung führen. Für die Rechnung selbst gelten die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Lieferzeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Häufige Fehler bei den Rechtstexten sind laut Fachkanzleien eine fehlende Angabe des Handelsregistergerichts, die Verwechslung von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID oder eine falsch angegebene Rechtsform. Dieser Leitfaden zeigt, welche Pflichtangaben auf Rechnung und Rechtstexten zusammenkommen, wie Sie typische Fehler vermeiden und wie Sie mit MarketplAIce die Buchhaltung kanalübergreifend konsistent halten.
Die gesetzlichen Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung
Nach § 14 Umsatzsteuergesetz muss jede Rechnung eine feste Liste an Angaben enthalten, unabhängig davon, über welchen Marktplatz der Verkauf zustande kam. Dazu zählen der vollständige Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer.
Hinzu kommen Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren, der Zeitpunkt der Lieferung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, ein entsprechender Hinweis. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen, die insbesondere eine gesonderte Entgeltaufschlüsselung entbehrlich machen.
Für B2B-Umsätze ist zusätzlich die E-Rechnungspflicht relevant, die gestaffelt nach Unternehmensgröße eingeführt wird. Mehr zu den konkreten Fristen und Übergangsregelungen finden Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht im Online-Handel, der die zeitliche Staffelung der Pflicht im Detail erklärt.
Warum Kaufland auch die Rechtstexte streng prüft
Neben der eigentlichen Rechnung verlangt Kaufland bei der Partner-Freischaltung für Kaufland.de, .cz und .sk marktplatz-angepasste Rechtstexte, darunter das Impressum nach § 5 Telemediengesetz, AGB mit Verbraucherinformationen, eine Datenschutzerklärung und eine Widerrufsbelehrung mit Musterformular. Besonders die sogenannte 40-Euro-Klausel ist dabei spezifisch für Kaufland: Nur wenn die gelieferte Ware der Bestellung entspricht und der zurückgesendete Artikel höchstens 40 Euro kostet, dürfen Sie die Rücksendekosten dem Kunden auferlegen, andernfalls tragen Sie diese selbst.
Häufige Fehler im Impressum betreffen laut Fachkanzleien das fehlende Handelsregistergericht und die Handelsregisternummer, die Verwechslung von Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine falsch angegebene Rechtsform, etwa "natürliche Person" statt der korrekten Gesellschaftsform, eine fehlende Angabe des vertretungsberechtigten Organs und ein fehlender Link zur OS-Plattform zur Online-Streitbeilegung.
Werden solche Fehler bei der Prüfung entdeckt, fordert Kaufland zur Korrektur auf. Bleibt diese aus oder zieht sich über längere Zeit, kann das bis zur Aussetzung der Verkaufsberechtigung oder einer Kontosperrung reichen. Zusätzlich können fehlerhafte Rechtstexte Grundlage für wettbewerbsrechtliche Abmahnungen durch Konkurrenten sein, unabhängig von Kauflands eigener Prüfung.
In 7 Schritten: Rechnungen und Rechtstexte Kaufland-konform halten
Eine systematische Prüfung reduziert das Risiko, bei einer Kontrolle unvorbereitet zu sein.
- Vergleichen Sie Ihre aktuelle Rechnungsvorlage gegen die vollständige Liste der § 14-UStG-Pflichtangaben, nicht nur gegen eine allgemeine Checkliste aus dem Internet.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungsnummer tatsächlich fortlaufend und ohne Lücken oder Dopplungen vergeben wird, da dies bei einer steuerlichen Prüfung besonders häufig beanstandet wird.
- Kontrollieren Sie Ihr Impressum auf die klassischen Fehlerquellen: Handelsregistergericht, korrekte Rechtsform, vertretungsberechtigtes Organ und Link zur OS-Plattform.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Widerrufsbelehrung die Kaufland-spezifische 40-Euro-Klausel korrekt abbildet, statt nur den allgemeinen gesetzlichen Mustertext zu verwenden.
- Klären Sie, ab welchem Datum die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen nach Umsatzgröße greift, und bereiten Sie die technische Umsetzung rechtzeitig vor.
- Lassen Sie Rechtstexte und Rechnungsvorlage bei Unsicherheit von einer auf Online-Handel spezialisierten Kanzlei prüfen, statt sich ausschließlich auf generische Vorlagen zu verlassen.
- Dokumentieren Sie jede Korrektur, die Sie nach einer Beanstandung durch Kaufland vornehmen, damit Sie im Fall einer erneuten Prüfung den Nachweis der Behebung vorlegen können.
Der dritte und vierte Schritt sind in der Praxis die häufigsten Stolperfallen, weil viele Standardvorlagen aus dem Internet die Kaufland-spezifische 40-Euro-Klausel schlicht nicht kennen.
Wie MarketplAIce die Buchhaltung kanalübergreifend konsistent hält
Rechnungs- und Rechtstexte-Pflichten unterscheiden sich zwischen Marktplätzen im Detail, auch wenn die gesetzliche Grundlage nach § 14 UStG überall gleich ist. Wer auf mehreren Kanälen verkauft, muss diese Details für jeden Marktplatz einzeln im Blick behalten, von der Kaufland-spezifischen 40-Euro-Klausel bis zu abweichenden Anforderungen auf anderen Plattformen.
MarketplAIce konsolidiert Bestell-, Umsatz- und Steuerdaten kanalübergreifend und unterstützt damit eine konsistente Buchhaltungsgrundlage über alle Marktplätze hinweg, statt separater Insel-Lösungen pro Kanal. Mehr zur praktischen Anbindung an DATEV und andere Buchhaltungssysteme finden Sie im Beitrag zur Marktplatz-Buchhaltung mit DATEV.
Für Agenturen, die mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Rechtsformen und Marktplätzen betreuen, reduziert das den Aufwand, jede Compliance-Anforderung einzeln pro Kanal zu verwalten.
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich Ihre Rechnungs- und Umsatzdaten kanalübergreifend konsistent abbilden lassen, testen Sie MarketplAIce 14 Tage kostenlos: Jetzt registrieren. Welcher Tarif zu Ihrer Kanalstruktur passt, zeigt die Preisübersicht.
Was Sie diese Woche tun können
Nehmen Sie sich zuerst Ihre aktuelle Rechnungsvorlage vor und gehen Sie sie Punkt für Punkt gegen die § 14-UStG-Liste durch. Fehlt eine Pflichtangabe, lässt sich das meist innerhalb eines Tages korrigieren.
Prüfen Sie danach Ihr Kaufland-Impressum auf die klassischen Fehlerquellen, insbesondere die korrekte Rechtsform und den Link zur OS-Plattform. Diese Details werden bei Kontrollen überproportional häufig beanstandet.
Wenn Sie auf mehreren Marktplätzen mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen verkaufen, lohnt sich frühzeitig eine zentrale Übersicht, welche Pflichtangaben wo gelten, statt sich bei jeder Kontrolle neu einzuarbeiten.
FAQ
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Dazu zählen Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Lieferzeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung.
Was ist die Kaufland-spezifische 40-Euro-Klausel?
Sie besagt, dass Sie die Rücksendekosten nur dann dem Kunden auferlegen dürfen, wenn die gelieferte Ware der Bestellung entspricht und der zurückgesendete Artikel höchstens 40 Euro kostet. In allen anderen Fällen tragen Sie die Rücksendekosten selbst.
Was passiert, wenn meine Rechtstexte bei Kaufland beanstandet werden?
Kaufland fordert zunächst eine Korrektur. Bleibt diese aus oder verzögert sich erheblich, kann das bis zur Aussetzung der Verkaufsberechtigung oder einer Kontosperrung führen.
Welche Impressum-Fehler kommen am häufigsten vor?
Typisch sind ein fehlendes Handelsregistergericht, die Verwechslung von Steuernummer und Umsatzsteuer-ID, eine falsche Rechtsform und ein fehlender Link zur OS-Plattform. Alle vier lassen sich mit einer systematischen Prüfung leicht vermeiden.
Gilt bei Kleinbetragsrechnungen eine Ausnahme?
Ja, bei Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen, insbesondere entfällt die gesonderte Entgeltaufschlüsselung nach Steuersätzen. Die übrigen Pflichtangaben bleiben grundsätzlich bestehen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für meinen Kaufland-Verkauf?
Die Pflicht wird gestaffelt nach Unternehmensgröße eingeführt. Die genauen Fristen und Übergangsregelungen für B2B-Umsätze finden Sie im Beitrag zur E-Rechnungspflicht im Online-Handel.
Können fehlerhafte Rechtstexte auch ohne Kaufland-Prüfung zum Problem werden?
Ja, fehlerhafte Rechtstexte können unabhängig von Kauflands eigener Kontrolle Grundlage für wettbewerbsrechtliche Abmahnungen durch Konkurrenten sein. Eine saubere Rechtstexte-Pflege schützt also auch vor diesem zusätzlichen Risiko.
Über den Autor
Jorginho Engelmeyer ist Founder von MarketplAIce und seit über acht Jahren im Amazon- und Marktplatz-Advertising tätig. Mehr zu seinem Hintergrund finden Sie auf der Expertise-Seite.