E-Rechnungspflicht 2026: Fahrplan für Online-Händler
E-Rechnungspflicht 2026: Empfangspflicht, Fristen 2027 und 2028, Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Was Online-Händler jetzt umsetzen müssen.
Die E-Rechnungspflicht ist für Online-Händler kein Zukunftsthema mehr, sondern längst gestartet, und die nächsten Stufen kommen 2027 und 2028. Die Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Papier- und PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich nur noch übergangsweise erlaubt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen 2026, welche Fristen und Formate gelten, was Sie jetzt umsetzen sollten und wie eine prädiktive Lösung wie MarketplAIce Ihnen die Zeit für saubere Prozesse verschafft. Wie die Marktplatz-Buchhaltung insgesamt aufgesetzt wird, vertieft der Beitrag zur Marktplatz-Buchhaltung mit DATEV.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist nicht einfach ein PDF. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931, das automatisch verarbeitet werden kann. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung.
Zulässig sind Formate, die diese Norm erfüllen, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD in aktueller Version. ZUGFeRD kombiniert dabei ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten, während XRechnung ein reines Datenformat ist.
Für Sie bedeutet das: Ihre Systeme müssen solche strukturierten Rechnungen erzeugen und einlesen können. Eine reine PDF-Lösung reicht für die kommenden Ausstellungspflichten nicht aus.
Der Fahrplan bis 2028
Die Pflichten kommen gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht: Jedes inländische Unternehmen muss normkonforme E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Diese Stufe ist bereits scharf.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papier- und andere elektronische Rechnungen wie PDFs im B2B noch versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist, in Teilen bis Ende 2027.
Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im B2B dann durchgängig Pflicht: Alle inländischen B2B-Umsätze müssen als strukturierte E-Rechnung erstellt und versendet werden. Wer früh umstellt, vermeidet den Druck kurz vor der Frist.
E-Rechnung in 6 Schritten umsetzen
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Empfang sicherstellen: Prüfen Sie, dass Ihr System bereits heute normkonforme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann, denn diese Pflicht gilt seit 2025.
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Systeme prüfen: Klären Sie, ob Ihre Warenwirtschaft, Ihr Buchhaltungs- und Rechnungstool XRechnung oder ZUGFeRD in aktueller Version erzeugen können.
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Stammdaten bereinigen: Sorgen Sie für vollständige, korrekte Rechnungsdaten, da strukturierte Formate fehlerhafte Angaben nicht verzeihen.
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Ausstellung testen: Erzeugen und versenden Sie testweise E-Rechnungen, bevor die Ausstellungspflicht Sie betrifft.
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Fristen einordnen: Bestimmen Sie anhand Ihres Umsatzes, ab wann die Ausstellungspflicht für Sie gilt, 2027 oder spätestens 2028.
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Archivierung klären: Stellen Sie eine revisionssichere, gesetzeskonforme Aufbewahrung der strukturierten Rechnungen sicher.
Warum sich frühe Umstellung lohnt
Viele Händler warten bis kurz vor der jeweiligen Frist. Das ist riskant, weil die Umstellung nicht nur ein Format betrifft, sondern saubere Stammdaten, funktionierende Schnittstellen und geübte Prozesse voraussetzt. Unter Zeitdruck häufen sich Fehler.
Wer früh umstellt, gewinnt zudem Effizienz. Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch verbuchen, Skonto- und Zahlungsprozesse beschleunigen sich, und die Fehlerquote in der Buchhaltung sinkt. Aus einer Pflicht wird so ein Effizienzgewinn.
Gerade im Multichannel-Handel mit vielen Belegen aus verschiedenen Kanälen zahlt sich Automatisierung besonders aus. Wie Sie Ihr Controlling insgesamt kanalübergreifend aufsetzen, zeigt der Beitrag zum Multichannel Controlling.
Wie MarketplAIce Ihnen den Rücken freihält
Die E-Rechnung ist eine buchhalterische Pflicht, doch die eigentliche Zeit für ihre saubere Umsetzung gewinnen Sie, indem Sie das Tagesgeschäft entlasten. Genau hier setzt MarketplAIce an, indem es Gebotsoptimierung, Repricing und Bestandssteuerung über alle Kanäle automatisiert und fünf Tage vorausschauend plant.
Wer weniger Zeit mit manueller Preis- und Bestandssteuerung verbringt, hat mehr Kapazität für Prozesse wie die E-Rechnungsumstellung. So verbinden Sie regulatorische Pflichten mit operativer Effizienz, statt beides gegeneinander auszuspielen.
Weil MarketplAIce kanalübergreifend arbeitet, entlastet es Ihr Team über Amazon, eBay, Otto, Kaufland und Temu hinweg. Sie können MarketplAIce 14 Tage kostenlos testen und Ihr Tagesgeschäft automatisieren. Welcher Plan passt, sehen Sie auf der Seite Preise. Diese Darstellung ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.
FAQ
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Seitdem muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt ab 2027 und 2028.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in aktueller Version.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist in Teilen bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Umsätze.
Welche Formate sind zulässig?
Zulässig sind Formate, die die Norm EN 16931 erfüllen, vor allem XRechnung und ZUGFeRD in aktueller Version. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit strukturierten Daten, XRechnung ist ein reines Datenformat.
Darf ich 2026 noch Papierrechnungen versenden?
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papier- und andere elektronische Rechnungen wie PDFs im B2B noch versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht dann gestaffelt nach Umsatz.
Betrifft die Pflicht auch Kleinunternehmer?
Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt, die Empfangspflicht gilt jedoch bereits allgemein. Details und Ausnahmen hängen vom Einzelfall ab, weshalb Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater klären sollten.
Wie hilft mir MarketplAIce dabei?
MarketplAIce automatisiert Gebote, Repricing und Bestand über alle Kanäle und plant fünf Tage vorausschauend. Das entlastet Ihr Team im Tagesgeschäft und verschafft Ihnen Kapazität, Pflichten wie die E-Rechnungsumstellung sauber umzusetzen.
Über den Autor
Jorginho Engelmeyer ist Gründer von MarketplAIce und seit über acht Jahren im Amazon- und Marktplatz-Advertising aktiv. Er unterstützt Händler und Agenturen dabei, operative Prozesse und regulatorische Pflichten über alle Marktplätze zu verbinden. Mehr zu seiner Arbeit finden Sie auf der Seite Expertise.