Otto E-Rechnungspflicht 2026: Was Händler jetzt regeln müssen
E-Rechnung auf Otto 2026: Übergangsfrist bis 31.12.2026, Umsatzgrenzen ab 2027 und wie Sie Ihre Otto-Buchhaltung rechtzeitig umstellen.
Die Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Otto-Händler im B2B-Geschäft. Die große Übergangsfrist für einfache PDF- und Papierrechnungen läuft am 31. Dezember 2026 aus. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze versenden, kleinere Unternehmen ab 1. Januar 2028. Für Ihr Otto-Geschäft betrifft das vor allem Rechnungen an gewerbliche Käufer und an Ihre eigenen Lieferanten – nicht die Endkundenrechnung im klassischen B2C-Verkauf über Otto, die weiterläuft wie bisher. MarketplAIce hilft Otto-Händlern, Umsatz- und Belegdaten sauber aufbereitet zu halten, damit die Umstellung auf E-Rechnung nicht zur Buchhaltungshürde wird. Dieser Artikel zeigt die konkreten Fristen, wen sie betreffen und wie Sie sich als Otto-Händler jetzt vorbereiten.
Was die E-Rechnungspflicht für Otto-Händler bedeutet
Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise zur Pflicht gemacht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten – eine reine PDF-Datei per E-Mail reicht dafür nicht mehr aus, auch wenn sie in der Übergangszeit noch akzeptiert werden darf. Für den klassischen Otto-Endkundenverkauf über den Marktplatz ändert sich zunächst wenig, weil es sich meist um B2C-Geschäft handelt, das von der E-Rechnungspflicht ausgenommen ist.
Relevant wird die Pflicht für Otto-Händler in zwei Bereichen: Erstens, wenn Sie selbst B2B-Kunden über Otto B2B oder eigene Kanäle beliefern – etwa Gewerbekunden, die über den B2B-Bereich von Otto bestellen. Zweitens, und das betrifft praktisch jeden Otto-Händler, im Verhältnis zu Ihren eigenen Lieferanten, Dienstleistern und Steuerberatern, die zunehmend auf E-Rechnung umstellen. Wer als Otto-Händler seine Wareneingangsrechnungen nicht mehr klassisch verarbeiten kann, riskiert Verzögerungen bei der Vorsteuerabzugsfähigkeit und in der laufenden Buchhaltung.
Otto selbst stellt seine eigenen Abrechnungen an Händler – etwa für Gebühren, Werbekosten oder Retourenbelastungen – ebenfalls schrittweise auf E-Rechnungsformate um. Händler, deren Buchhaltungssoftware diese Formate nicht verarbeiten kann, laufen Gefahr, wichtige Belege zu verpassen oder manuell nacharbeiten zu müssen.
Für Otto-Händler mit internationalem Geschäft, etwa durch Otto Market oder grenzüberschreitende Lieferungen, kommt eine weitere Komplexität hinzu: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende Rechnungen unterliegen weiterhin den jeweiligen nationalen Regelungen oder EU-weiten Vorgaben, die sich in den kommenden Jahren im Rahmen der EU-weiten ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) weiter angleichen sollen. Wer als Otto-Händler auch außerhalb Deutschlands verkauft, sollte diese Entwicklung im Blick behalten, auch wenn sie 2026 noch nicht unmittelbar verpflichtend wird.
Technisch läuft der Versand strukturierter E-Rechnungen häufig über das Peppol-Netzwerk, einen europaweiten Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Peppol ist keine deutsche Erfindung, sondern die Infrastruktur, über die auch andere EU-Länder ihre E-Rechnungspflichten technisch abwickeln – für Otto-Händler mit Geschäftskontakten im EU-Ausland lohnt sich ein Blick darauf, weil sich viele Buchhaltungslösungen direkt an ein Peppol-Zugangspunkt-Netzwerk anbinden lassen, statt Rechnungen einzeln manuell zu versenden.
Fristen und Umsatzgrenzen im Detail
Die zentrale Frist für 2026 ist der 31. Dezember 2026: Bis zu diesem Datum dürfen Sie für ausgeführte B2B-Umsätze noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird es für größere Unternehmen verpflichtend, echte E-Rechnungen zu versenden: Wer im Jahr 2026 einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt hat, muss ab diesem Stichtag für alle inländischen B2B-Transaktionen auf E-Rechnung umstellen.
Kleinere Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze haben eine weitere Schonfrist bis zum 1. Januar 2028. Für die Ermittlung der 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht nur der über Otto erzielte Umsatz – wer also parallel über Amazon, Kaufland, einen eigenen Onlineshop oder stationär verkauft, muss alle Kanäle zusammenrechnen. Das führt in der Praxis häufig dazu, dass Händler, die auf einzelnen Marktplätzen unterhalb der Grenze liegen, in Summe trotzdem zur früheren Frist verpflichtet sind. Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung sind von der Versandpflicht dauerhaft befreit, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können – diese Empfangspflicht gilt bereits seit 2025 ausnahmslos. Für viele Otto-Händler, die neben dem Marktplatzgeschäft auch B2B-Umsätze über eigene Kanäle machen, bedeutet das: Der Umsatz aus 2026 entscheidet darüber, ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 zur aktiven E-Rechnungsstellung verpflichtet sind. Wer nahe an der 800.000-Euro-Grenze liegt, sollte die Systemumstellung besser früher als später angehen, um nicht kurzfristig unter Zeitdruck zu geraten.
Was bei Retouren, Gutschriften und Stornos zu beachten ist
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die ursprüngliche Rechnung, sondern auch Korrekturbelege wie Gutschriften und Stornorechnungen. Gerade im Otto-Geschäft mit einer nennenswerten Retourenquote ist das relevant: Wird eine B2B-Bestellung storniert oder teilweise zurückgegeben, muss auch die entsprechende Gutschrift ab den jeweiligen Stichtagen im E-Rechnungsformat ausgestellt werden können, sofern der ursprüngliche Umsatz unter die Pflicht fällt.
Otto-Händler, die bereits heute mit dem Otto-eigenen System für Rechnungskorrekturen arbeiten, sollten frühzeitig klären, ob dieses System die neuen Formate unterstützt oder ob eine externe Lösung nötig wird. Wer diesen Aspekt bei der Umstellung übersieht, riskiert, zwar für reguläre Rechnungen compliant zu sein, bei Korrekturbelegen aber weiterhin auf alte Formate angewiesen zu bleiben – ein Zustand, der spätestens bei einer Betriebsprüfung auffällt.
Aufbewahrungspflichten: Warum E-Rechnungen zehn Jahre archiviert werden müssen
Neben Versand und Empfang ändert sich für Otto-Händler auch die Archivierung. E-Rechnungen unterliegen wie klassische Rechnungen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach den GoBD-Grundsätzen – der entscheidende Unterschied ist, dass sie maschinenlesbar, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden müssen, nicht als bloßer PDF-Ausdruck in einem beliebigen Ordner. Ein simples Ablegen im E-Mail-Postfach oder auf einem gemeinsamen Laufwerk reicht dafür in der Regel nicht aus.
Für Otto-Händler bedeutet das konkret: Wer E-Rechnungen empfängt, sollte ein System nutzen, das die strukturierten Daten unverändert archiviert und gleichzeitig einen Prüfpfad dokumentiert – also nachvollziehbar macht, wann eine Rechnung eingegangen ist und ob sie nachträglich bearbeitet wurde. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten diese revisionssichere Archivierung inzwischen als Standardfunktion, ältere Insellösungen dagegen oft nicht. Wer die Archivierung bei der Umstellung mitdenkt, statt sie als nachgelagertes Problem zu behandeln, erspart sich bei einer späteren Betriebsprüfung unangenehme Rückfragen.
In 5 Schritten zur E-Rechnungs-Umstellung als Otto-Händler
- Umsatzgrenze prüfen. Ermitteln Sie Ihren B2B-relevanten Vorjahresumsatz 2026, um zu wissen, ob die Versandpflicht ab 2027 oder erst ab 2028 greift.
- Empfangsfähigkeit sicherstellen. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann – diese Pflicht gilt bereits seit 2025.
- B2B-Kundenbeziehungen identifizieren. Klären Sie, welche Ihrer Otto-Käufer gewerblich bestellen und damit unter die E-Rechnungspflicht fallen könnten.
- Lieferanten- und Otto-Belege umstellen. Richten Sie Prozesse ein, um E-Rechnungen von Lieferanten und von Otto selbst automatisiert einzulesen statt manuell zu erfassen.
- Software rechtzeitig testen. Führen Sie die Umstellung mit ausreichend Vorlauf vor der jeweils für Sie geltenden Frist durch, statt erst kurz vorher zu reagieren.
XRechnung, ZUGFeRD und was Otto-Händler technisch brauchen
Für die Praxis ist wichtig zu verstehen, dass „E-Rechnung" nicht gleichbedeutend mit „PDF-Rechnung per E-Mail" ist. Die beiden gängigen deutschen Formate sind XRechnung, ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung, und ZUGFeRD, ein Hybridformat, das eine PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert. Für die meisten Otto-Händler ist ZUGFeRD im Alltag praktischer, weil es sowohl maschinenlesbar ist als auch weiterhin eine für Menschen lesbare Rechnung liefert – XRechnung wird dagegen häufiger im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verlangt.
Technisch bedeutet die Umstellung für die meisten Otto-Händler keinen kompletten Systemwechsel, sondern ein Update der bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Software. Die meisten gängigen Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen haben ZUGFeRD- und XRechnung-Unterstützung bereits nachgerüstet oder kündigen dies für 2026 an. Wer eine ältere oder selbst gebaute Lösung nutzt, sollte frühzeitig prüfen, ob ein Umstieg auf eine Standardlösung sinnvoller ist, statt kurz vor der Frist unter Zeitdruck eine Insellösung zu basteln.
Ein oft übersehener Punkt: Auch der Empfang von E-Rechnungen erfordert eine strukturierte Ablage und Verarbeitung, nicht nur das technische Öffnen der Datei. Für die Vorsteuerabzugsfähigkeit müssen die maschinenlesbaren Daten korrekt in die Buchhaltung übernommen werden – ein manueller Doppelaufwand, wenn die Software das nicht automatisiert leistet. Otto-Händler mit hohem Rechnungsvolumen von Lieferanten profitieren hier besonders von einer sauberen Automatisierung, weil sich der Zeitgewinn direkt in der Buchhaltung bemerkbar macht.
Typische Fehler bei der Umstellung vermeiden
Ein häufiger Irrtum: Viele Otto-Händler glauben, die E-Rechnungspflicht betreffe nur den klassischen Endkundenverkauf und könne daher ignoriert werden. Tatsächlich betrifft sie in erster Linie das B2B-Verhältnis zu Lieferanten und Dienstleistern – und dort trifft sie praktisch jeden Händler, unabhängig von der Vertriebsform auf Otto. Wer die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen nicht rechtzeitig sicherstellt, riskiert schon seit 2025 Probleme mit dem Vorsteuerabzug bei eingehenden Rechnungen.
Ein zweiter Fehler ist das Verschieben der Umstellung bis kurz vor der jeweiligen Frist. Erfahrungsgemäß dauert die Einführung eines neuen Rechnungsworkflows inklusive Testphase, Mitarbeiterschulung und Abstimmung mit Steuerberater und Softwareanbieter mehrere Monate – wer erst im November oder Dezember eines Fristjahres beginnt, riskiert, den Stichtag technisch nicht sauber einzuhalten. Die Implementierung neuer Buchhaltungsprozesse, die Schulung von Mitarbeitenden und die Abstimmung mit dem Steuerberater brauchen Zeit – wer erst im vierten Quartal 2026 beginnt, gerät leicht in Zeitdruck. Ein dritter Punkt: Otto-Händler mit mehreren Vertriebskanälen sollten die E-Rechnungsprozesse kanalübergreifend einheitlich gestalten, statt für jeden Marktplatz eine eigene Insellösung aufzubauen – das spart langfristig Verwaltungsaufwand und reduziert Fehlerquellen bei der Umsatzsteuer.
Ein vierter, häufig unterschätzter Fehler betrifft die Archivierung: Manche Händler stellen zwar Versand und Empfang korrekt um, speichern die empfangenen E-Rechnungen aber weiterhin als einfache PDF-Kopie statt im ursprünglichen strukturierten Format. Damit geht bei einer Prüfung genau die Nachweisfähigkeit verloren, die die neue Regelung eigentlich sicherstellen soll. Wer die Archivierung von Anfang an im selben Software-Workflow mitdenkt, vermeidet diesen doppelten Aufwand.
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FAQ
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Otto-Händler?
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Versandpflicht folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für kleinere Unternehmen.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch meine Otto-Endkundenverkäufe?
Nein, klassische B2C-Verkäufe über Otto fallen nicht unter die Pflicht. Relevant wird sie bei B2B-Umsätzen und im Verhältnis zu Ihren eigenen Lieferanten.
Was ist der Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung?
Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei gilt formal nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften.
Bis wann darf ich noch Papierrechnungen im B2B-Geschäft nutzen?
Bis zum 31. Dezember 2026, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Danach gelten die gestaffelten Versandpflichten je nach Unternehmensgröße.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Vom Versand dauerhaft, ja. Vom Empfang nicht – auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten können.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wegen der E-Rechnung wechseln?
Nicht zwingend, aber prüfen Sie, ob Ihre bestehende Lösung XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann. Viele gängige Programme bieten das inzwischen als Update an.
Wie bereite ich mich als kleiner Otto-Händler am besten vor?
Klären Sie Ihre Umsatzgrenze für 2026, stellen Sie die Empfangsfähigkeit sicher und planen Sie die Versandumstellung rechtzeitig vor Ihrer individuellen Frist.
Über den Autor
Jorginho Engelmeyer ist Gründer von MarketplAIce und beschäftigt sich seit über acht Jahren mit Amazon Advertising und Marktplatz-Prozessen. Mehr über ihn und das Team unter marketplaice.io/expertise.