GoBD Aufbewahrungsfristen im Marktplatzhandel 2026
GoBD und Aufbewahrungsfristen 2026: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Abschlüsse, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und Marktplatz-Abrechnungen.
Die Kurzfassung: Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre Aufbewahrungsfrist. Betroffen sind insbesondere Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn Jahren, für Handelsbriefe und vergleichbare Geschäftsunterlagen gelten sechs Jahre. Die verkürzte Frist greift für Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen war. Alle Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Unabhängig von der kürzeren Frist müssen Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer revisionssicher und unveränderbar bleiben — das ist die Kernforderung der GoBD. Im Marktplatzhandel liegt das größte Risiko nicht bei Rechnungen, sondern bei Gebührenabrechnungen und Transaktionsdaten. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Was die GoBD überhaupt regeln
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Der sperrige Name beschreibt gut, worum es geht.
Die GoBD sagen nicht, welche Software Sie einsetzen müssen. Sie sagen, welche Eigenschaften Ihre Buchführung haben muss, egal mit welchem System.
Die zentralen Anforderungen lassen sich auf wenige Begriffe reduzieren: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Dazu kommt die Pflicht, den Datenzugriff für die Finanzverwaltung zu ermöglichen.
Für den Marktplatzhandel ist besonders die Unveränderbarkeit relevant. Sie ist der Punkt, an dem selbstgebaute Excel-Lösungen regelmäßig scheitern.
Wichtig ist außerdem: Die GoBD betreffen nicht nur die Finanzbuchhaltung. Auch Vor- und Nebensysteme, aus denen buchungsrelevante Daten stammen, fallen darunter — im Onlinehandel also Warenwirtschaft, Shopsystem und Marktplatz-Schnittstellen.
Wie sich das in der Praxis auf eine Betriebsprüfung auswirkt, haben wir in Betriebsprüfung im Online-Handel beschrieben.
Ein verbreitetes Missverständnis sollte gleich zu Beginn ausgeräumt werden. Die GoBD sind keine Vorschrift, die nur große Unternehmen betrifft — sie gelten unabhängig von Umsatzgröße und Rechtsform für jeden, der buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist.
Auch der Umfang wird oft unterschätzt. Sobald Sie über mehrere Marktplätze verkaufen, entstehen buchungsrelevante Daten an mehr Stellen, als ein einzelner Buchhaltungsordner abbilden kann.
Der praktische Aufwand ist trotzdem beherrschbar, wenn Sie ihn früh strukturieren. Teuer wird es fast immer dann, wenn Jahre später rekonstruiert werden muss, was ein System einmal ausgegeben hat.
Die Fristen 2026 im Überblick
Stand 2026 gelten drei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen nebeneinander. Wer sie verwechselt, löscht entweder zu früh oder archiviert unnötig lange.
Acht Jahre gelten für Buchungsbelege und Rechnungen. Das ist die Frist, die durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde.
Zehn Jahre gelten weiterhin für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Diese Frist ist unverändert geblieben.
Sechs Jahre gelten für Handelsbriefe und vergleichbare Geschäftsunterlagen. Darunter fällt Geschäftskorrespondenz, die keinen Belegcharakter hat.
Der praktische Fehler liegt fast immer in der Zuordnung. Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist kein Handelsbrief mit Sechsjahresfrist, sondern enthält einen Buchungsbeleg.
Im Zweifel gilt die längere Frist. Eine zu frühe Löschung lässt sich nicht heilen, eine zu lange Aufbewahrung ist nur ein Speicherkostenproblem.
Was das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz konkret geändert hat
Die Verkürzung ist eng gefasst und wird häufig zu breit interpretiert. Betroffen sind Buchungsbelege — insbesondere Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen.
Nicht betroffen sind Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare. Dort bleibt es bei zehn Jahren.
Die Übergangsregel ist der zweite häufig übersehene Punkt. Die verkürzte Frist gilt für Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen war.
Daraus folgt: Sie können nicht pauschal alles löschen, was älter als acht Jahre ist. Sie müssen jahrgangsweise prüfen, welche Frist auf welchen Bestand anzuwenden ist.
Und noch wichtiger: Die kürzere Frist ändert nichts an den qualitativen Anforderungen. Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer revisionssicher und unveränderbar bleiben.
Es gibt außerdem Konstellationen, in denen Fristen faktisch länger laufen — etwa wenn Unterlagen für eine noch nicht abgeschlossene Prüfung oder ein laufendes Verfahren relevant sind. Klären Sie solche Fälle mit Ihrem steuerlichen Berater, bevor Sie löschen.
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Wann die Frist beginnt — der klassische Rechenfehler
Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist.
Ein Beispiel macht das greifbar. Eine Rechnung aus dem Frühjahr eines Jahres startet ihre Frist erst am 31. Dezember desselben Jahres.
Praktisch bedeutet das immer ein zusätzliches Teiljahr. Wer ab Rechnungsdatum rechnet, löscht regelmäßig zu früh.
Bei Handelsbüchern zählt die letzte Eintragung, nicht die erste. Ein Buch, das über mehrere Jahre geführt wurde, startet seine Frist erst mit dem Jahresende der letzten Eintragung.
Legen Sie deshalb Ihre Archivstruktur nach Kalenderjahren an, nicht nach Belegdatum. Das macht die Fristenprüfung reproduzierbar und erspart Einzelfallrecherche.
Ein Löschkonzept gehört ebenfalls dokumentiert. Wer löscht wann, auf welcher Grundlage und mit welcher Freigabe — diese Fragen sollten beantwortet sein, bevor die erste Datei verschwindet.
Achten Sie außerdem auf die langfristige Lesbarkeit Ihrer Archivdateien. Ein Format, das heute jedes Programm öffnet, kann in acht Jahren exotisch sein, weshalb offene und weit verbreitete Formate die sicherere Wahl sind.
In 6 Schritten GoBD-sicher werden
Diese Reihenfolge bringt ein gewachsenes Marktplatz-Setup in einen prüfungsfesten Zustand.
- Datenquellen vollständig erfassen. Listen Sie jedes System auf, aus dem buchungsrelevante Daten stammen — Marktplatz-Backends, Zahlungsdienstleister, Versanddienstleister, Warenwirtschaft, Shopsystem. Halten Sie fest, welche Daten dort entstehen und wie lange sie dort verfügbar bleiben. Diese Übersicht ist die Grundlage für alles Weitere.
- Belegarten den Fristen zuordnen. Ordnen Sie jede Belegart einer der drei Fristen zu: acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, zehn Jahre für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare, sechs Jahre für Handelsbriefe. Dokumentieren Sie die Zuordnung schriftlich. Im Zweifel wählen Sie die längere Frist.
- Marktplatz-Daten regelmäßig exportieren. Ziehen Sie Bestell-, Gebühren- und Abrechnungsdaten in festen Intervallen aus jedem Kanal und legen Sie sie in Ihrem eigenen Archiv ab. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Daten im Backend dauerhaft verfügbar bleiben. Automatisieren Sie den Export, damit er nicht an einer Person hängt.
- Unveränderbarkeit technisch sicherstellen. Legen Sie Belege in einem System ab, das nachträgliche Änderungen entweder verhindert oder protokolliert. Ein Ordner auf einem Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderung nicht. Achten Sie darauf, dass auch Korrekturen und Stornos nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Verfahrensdokumentation erstellen. Beschreiben Sie schriftlich, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, archiviert und schließlich gelöscht werden. Halten Sie Zuständigkeiten, eingesetzte Systeme und Kontrollen fest. Diese Dokumentation ist bei einer Prüfung häufig das erste, wonach gefragt wird.
- Jährliche Kontrolle einplanen. Prüfen Sie einmal jährlich, ob alle Exporte laufen, ob neue Kanäle eingebunden sind und ob die Fristenzuordnung noch stimmt. Kontrollieren Sie außerdem, ob archivierte Dateien noch lesbar sind. Ein Archiv, das niemand testet, ist ein Archiv mit unbekanntem Zustand.
Unveränderbarkeit: die Anforderung, die Software nicht allein löst
Unveränderbarkeit heißt nicht, dass sich nichts ändern darf. Sie heißt, dass jede Änderung nachvollziehbar sein muss.
Der Unterschied ist entscheidend. Eine Korrektur ist zulässig — sie muss nur so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt.
Klassische Problemfälle im Marktplatzhandel sind Tabellenkalkulationen, in denen Umsätze zusammengeführt werden. Wer dort eine Zeile überschreibt, hat die ursprüngliche Angabe unwiederbringlich verloren.
Ähnlich kritisch sind manuelle Sammelbuchungen. Wenn hunderte Einzeltransaktionen als eine Summe gebucht werden, ohne dass die Einzeldaten aufbewahrt bleiben, fehlt die Nachvollziehbarkeit vom Beleg zur Buchung.
Die Lösung liegt selten in einem einzigen Werkzeug. Sie liegt in der Kombination aus revisionssicherem Archiv, dokumentiertem Prozess und einer Buchhaltungsanbindung, die Einzeldaten erhält.
Wie eine saubere Anbindung an die Buchhaltung im Marktplatzkontext aussieht, beschreiben wir in Marktplatz-Buchhaltung mit DATEV.
Typische Fehler bei Marktplatz-Abrechnungen
Rechnungen an Endkunden sind meist der am besten organisierte Teil. Die Probleme entstehen auf der anderen Seite: bei dem, was der Marktplatz Ihnen berechnet.
Der erste Fehler ist die Sammelbuchung ohne Einzelnachweis. Marktplätze rechnen Provisionen, Versandkosten, Werbekosten, Erstattungen und Anpassungen häufig saldiert ab — gebucht wird dann nur die Auszahlungssumme.
Damit fehlt die Verbindung zwischen Buchung und zugrunde liegendem Vorgang. Bewahren Sie deshalb immer die detaillierte Transaktionsaufstellung zusätzlich zur Auszahlungsabrechnung auf.
Der zweite Fehler ist die Abhängigkeit vom Backend. Viele Händler verlassen sich darauf, Berichte jederzeit nachziehen zu können — bis ein Kanal abgeschaltet, ein Konto gesperrt oder ein Berichtszeitraum eingeschränkt wird.
Der dritte Fehler betrifft Retouren und Erstattungen. Sie erscheinen zeitversetzt zur ursprünglichen Bestellung und werden dadurch häufig einer falschen Periode zugeordnet.
Der vierte Fehler ist die Währungs- und Umsatzsteuerbehandlung bei grenzüberschreitenden Verkäufen. Hier gehört jede Konstellation mit dem steuerlichen Berater geklärt, bevor sie zum Dauerzustand wird.
Der fünfte Fehler ist organisatorisch: Der Export hängt an einer Person, die ihn manuell macht. Fällt sie aus, entstehen Lücken, die sich später kaum schließen lassen.
Warum eine kanalübergreifende Datenbasis hilft
Je mehr Kanäle Sie bedienen, desto mehr getrennte Abrechnungslogiken müssen Sie zusammenführen. Genau hier entstehen die meisten Lücken.
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Der operative Nutzen liegt vor allem in der Vollständigkeit. Wer Gebühren, Erstattungen und Werbekosten je Kanal an einer Stelle sieht, merkt schneller, wenn ein Export fehlt oder eine Position nicht plausibel ist.
Weil MarketplAIce prädiktiv arbeitet und bis zu fünf Tage voraus rechnet, dient dieselbe Datenbasis zusätzlich der Steuerung von Preisen, Geboten und Beständen. In die Prognose fließen 15 Dimensionen ein.
Für die GoBD-Konformität selbst bleiben Sie verantwortlich. Archivierung, Fristenzuordnung und Verfahrensdokumentation gehören in Ihre Prozesse und in die Abstimmung mit Ihrem steuerlichen Berater.
Der Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Lassen Sie Ihre konkrete Situation fachlich prüfen, bevor Sie Löschkonzepte umsetzen.
FAQ
Wie lange muss ich Rechnungen 2026 aufbewahren?
Für Buchungsbelege und Rechnungen gelten acht Jahre, nachdem das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die frühere Zehnjahresfrist verkürzt hat. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn Jahren.
Gilt die verkürzte Frist auch für alte Belege?
Sie gilt für Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen war. Eine pauschale Löschung aller Unterlagen älter als acht Jahre ist deshalb nicht zulässig. Prüfen Sie jahrgangsweise, welche Frist auf welchen Bestand anzuwenden ist.
Was fällt unter die Sechsjahresfrist?
Handelsbriefe und vergleichbare Geschäftsunterlagen, also Korrespondenz ohne Belegcharakter. Sobald ein Dokument als Buchungsgrundlage dient, ist es kein Handelsbrief mehr, sondern ein Buchungsbeleg mit Achtjahresfrist. Im Zweifel gilt die längere Frist.
Reicht ein Ordner auf dem Server als Archiv?
Nein. Die GoBD verlangen, dass Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer revisionssicher und unveränderbar bleiben. Ein normales Dateisystem erlaubt nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung und erfüllt diese Anforderung nicht.
Brauche ich wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, sie gehört zu den zentralen Anforderungen und wird bei Prüfungen regelmäßig angefragt. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, archiviert und gelöscht werden, samt Zuständigkeiten und eingesetzten Systemen. Der Aufwand für die Erstellung ist deutlich geringer als der Aufwand, sie unter Prüfungsdruck nachzuholen.
Muss ich Marktplatz-Gebührenabrechnungen aufbewahren?
Ja, und zusätzlich die detaillierten Transaktionsaufstellungen. Marktplätze rechnen häufig saldiert ab, sodass die Auszahlungssumme allein keine nachvollziehbare Buchungsgrundlage ist. Exportieren Sie diese Daten regelmäßig in Ihr eigenes Archiv, statt sich auf die Verfügbarkeit im Backend zu verlassen.
Was passiert mit den Daten, wenn ich einen Kanal abschalte?
Die Aufbewahrungspflichten laufen unverändert weiter, auch wenn das Konto stillgelegt ist. Exportieren Sie deshalb alle Bestell-, Abrechnungs- und Retourendaten, bevor Sie irgendetwas deaktivieren. Nach einer Kontoschließung ist der Zugriff häufig eingeschränkt oder ganz weg.
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Über den Autor
Jorginho Engelmeyer ist Gründer von MarketplAIce und Geschäftsführer der AMZ+ Consulting GmbH. Er arbeitet seit über acht Jahren im Marktplatzgeschäft und kennt die Abrechnungslogiken von Amazon, Otto, Kaufland, eBay und Temu aus der täglichen Praxis. Mit MarketplAIce entwickelt er eine prädiktive, kanalübergreifende Plattform für Gebotsoptimierung, Listing-Qualität und Repricing. Mehr dazu unter mehr zur Expertise.