Kaufland E-Rechnung 2026: B2B-Pflicht für Verkäufer
E-Rechnungspflicht 2026: Was Kaufland-Verkäufer bei B2B-Rechnungen an Geschäftskunden jetzt beachten müssen, inkl. Fristen und Formate.
Die Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, das betrifft auch Kaufland-Verkäufer mit B2B-Kunden. Für den Versand gilt eine gestaffelte Übergangsfrist: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 grundsätzlich E-Rechnungen versenden, alle anderen bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich vollständig, unabhängig vom Umsatz. Betroffen sind nur inländische Geschäfte zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen — reine B2C-Verkäufe über Kaufland bleiben außen vor. MarketplAIce unterstützt Sie dabei, Rechnungsdaten aus dem Kaufland-Marktplatz sauber für die E-Rechnungsstellung aufzubereiten.
Für die meisten Kaufland-Verkäufer betrifft die E-Rechnungspflicht in erster Linie den B2B-Kanal, also Verkäufe an gewerbliche Käufer, die über Kaufland.de oder das Marketplace-B2B-Segment abgewickelt werden. Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist von der Ausstellungspflicht nicht betroffen, muss aber trotzdem seit 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen. Wer beide Kundengruppen bedient, sollte die Umstellung nicht auf die letzte Frist verschieben.
Was die E-Rechnungspflicht für Kaufland-Verkäufer konkret bedeutet
Eine E-Rechnung ist im gesetzlichen Sinn kein PDF-Anhang per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Zulässig sind XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Eine klassische PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen ab dem Stichtag der jeweiligen Übergangsfrist nicht mehr, selbst wenn sie inhaltlich korrekt ist.
Für Kaufland-Verkäufer ist relevant, dass die Rechnungsstellung an B2B-Kunden meist über eine eigene Fakturierungssoftware oder über Kauflands eigene Rechnungsfunktion erfolgt, je nach Modell. Wenn die Rechnung außerhalb der Marktplatz-Plattform erstellt wird, liegt die Verantwortung für das korrekte E-Rechnungsformat vollständig beim Verkäufer. Es reicht nicht, dass Kaufland selbst konform arbeitet — der Händler muss sein eigenes Rechnungssystem anpassen.
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind von der Pflicht zum Versand einer E-Rechnung befreit, müssen aber weiterhin E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und archivieren können. Das betrifft auch kleinere Kaufland-Händler, die glauben, das Thema ginge sie nichts an, weil sie überwiegend an Privatkunden verkaufen — sobald ein einziger B2B-Wareneinkauf ins Spiel kommt, ist der Empfang relevant.
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Geschäften. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Verkäufe an Geschäftskunden im EU-Ausland über Kaufland.de oder internationale Kaufland-Märkte unterliegen anderen, teils noch nicht final geregelten Vorgaben.
In 6 Schritten zur E-Rechnungs-fähigen Rechnungsstellung
- B2B-Anteil identifizieren: Prüfen Sie, welcher Anteil Ihrer Kaufland-Verkäufe an gewerbliche Kunden mit deutscher USt-IdNr. geht, denn nur dieser Anteil ist unmittelbar betroffen.
- Fakturierungssoftware prüfen: Klären Sie, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD bereits unterstützt oder ein Update benötigt.
- Empfangsfähigkeit sicherstellen: Richten Sie einen E-Mail-Posteingang oder ein Empfangsportal ein, über das E-Rechnungen von Lieferanten strukturiert entgegengenommen werden.
- Übergangsfrist für den eigenen Umsatz bestimmen: Ermitteln Sie anhand Ihres Vorjahresumsatzes, ob für Sie die Frist Ende 2026 oder Ende 2027 gilt.
- Archivierung anpassen: E-Rechnungen müssen revisionssicher und maschinenlesbar über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden, ein reiner PDF-Ordner reicht dafür nicht mehr aus.
- Testlauf mit einem B2B-Kunden durchführen: Stellen Sie vor dem verpflichtenden Stichtag mindestens eine E-Rechnung testweise aus, um Formatfehler frühzeitig zu erkennen.
Praxis: Wo Kaufland-Verkäufer typischerweise stolpern
Der häufigste Fehler ist, die E-Rechnungspflicht mit der reinen Digitalisierung von Rechnungen zu verwechseln. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn, auch wenn es digital vorliegt. Das strukturierte Datenformat im Hintergrund ist entscheidend, nicht die Darstellungsform.
Ein zweiter Stolperstein ist die Trennung von B2B- und B2C-Bestellungen im Kaufland-System. Nicht jede Bestellung mit Firmenadresse ist automatisch ein B2B-Geschäft im umsatzsteuerlichen Sinn — entscheidend ist, ob eine gültige USt-IdNr. hinterlegt ist. Verkäufer sollten ihren Checkout- und Rechnungsprozess so einstellen, dass diese Unterscheidung sauber erfasst wird, bevor die Übergangsfristen auslaufen.
MarketplAIce hilft dabei, Bestell- und Kundendaten aus dem Kaufland-Marktplatz strukturiert auszuwerten, sodass B2B-relevante Bestellungen frühzeitig erkannt und an die passende Fakturierungssoftware übergeben werden können. Damit lässt sich vermeiden, dass die Umstellung erst unter Zeitdruck kurz vor der jeweiligen Frist erfolgt.
Wer den gesamten Kaufland-Betrieb inklusive Rechnungsprozessen zentral im Blick behalten will, kann MarketplAIce unter https://app.marketplaice.io/registrieren testen. Die passenden Tarife für unterschiedliche Verkaufsvolumina stehen unter /de/preise.
Rechtlicher Hintergrund: Wachstumschancengesetz und EU-ViDA-Initiative
Die deutsche E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im Umsatzsteuergesetz verankert hat. Damit reagiert der Gesetzgeber auf eine EU-weite Entwicklung, die unter dem Namen ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) bekannt ist. Ziel der EU-Initiative ist eine einheitlichere, digitale Umsatzsteuererfassung über alle Mitgliedstaaten hinweg.
Die ViDA-Initiative sieht mittelfristig ein grenzüberschreitendes digitales Meldesystem für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze vor, das auf strukturierten E-Rechnungen aufbaut. Für Kaufland-Verkäufer mit Geschäftskunden im EU-Ausland bedeutet das, dass die aktuell noch nationale deutsche Regelung mittelfristig um europaweite Meldepflichten ergänzt werden dürfte. Die genaue Ausgestaltung und der Zeitplan für die EU-weite Umsetzung stehen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend fest.
National ist die Rechtslage klarer strukturiert: Das Wachstumschancengesetz definiert die E-Rechnung als vorrangiges Format für inländische B2B-Umsätze und schafft damit einen klaren Vorrang gegenüber Papier- und PDF-Rechnungen. Die im Gesetz vorgesehenen Übergangsfristen sollen Unternehmen Zeit geben, ihre Rechnungsprozesse technisch anzupassen, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu gefährden.
Für Kaufland-Verkäufer ist relevant, dass sich die Übergangsfristen nach dem Vorjahresumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens richten, nicht nach der Größe des einzelnen Marktplatzes oder Kanals. Wer neben Kaufland auch über andere Kanäle B2B-Umsätze erzielt, muss den Gesamtumsatz aller Kanäle für die Fristbestimmung heranziehen. Diese kanalübergreifende Betrachtung wird in der Praxis häufig übersehen.
Auch wenn die europäische ViDA-Initiative noch nicht final umgesetzt ist, lohnt sich für exportorientierte Kaufland-Händler ein Blick auf die Entwicklung. Wer die technische Infrastruktur für die deutsche E-Rechnungspflicht ohnehin aufbaut, schafft damit gleichzeitig eine Basis, die sich auf künftige EU-Anforderungen erweitern lässt.
Für die praktische Umsetzung ist außerdem relevant, dass sich die gesetzlichen Vorgaben in den kommenden Jahren voraussichtlich weiterentwickeln werden, sobald die EU-Kommission die ViDA-Details konkretisiert. Unternehmen, die frühzeitig auf strukturierte E-Rechnungsformate umstellen, sind für diese Weiterentwicklung besser vorbereitet als Unternehmen, die die Umstellung erst zum letztmöglichen Zeitpunkt angehen.
Auch auf Ebene der öffentlichen Verwaltung zeigt sich der Trend zur verpflichtenden E-Rechnung bereits deutlich, da E-Rechnungen im B2G-Bereich schon länger vorgeschrieben sind. Diese Erfahrungen aus dem öffentlichen Auftragswesen fließen in die Ausgestaltung der B2B-Regelungen mit ein und zeigen, welche technischen Herausforderungen bei der Umstellung typischerweise auftreten.
Für die praktische Priorisierung empfiehlt es sich, die eigene Umstellung nicht am letztmöglichen gesetzlichen Termin, sondern an der tatsächlichen Kundenstruktur auszurichten. Wer bereits heute überwiegend an größere B2B-Kunden mit eigener Digitalisierungsstrategie verkauft, wird häufiger nach einer E-Rechnung gefragt, unabhängig vom gesetzlichen Stichtag.
Auch aus Compliance-Sicht ist die frühzeitige Umstellung sinnvoll, weil steuerliche Betriebsprüfungen zunehmend auf digitale, strukturierte Belegformate ausgerichtet sind. Eine bereits laufende E-Rechnungsstellung erleichtert damit auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bei der Vorbereitung künftiger Prüfungen.
Checkliste für den Kaufland-Alltag: Vom Angebot bis zur Archivierung
Im Tagesgeschäft eines Kaufland-Verkäufers taucht die E-Rechnungspflicht an mehreren Stellen auf, nicht nur bei der eigentlichen Rechnungsstellung. Bereits beim Anlegen eines Angebots mit B2B-Ausrichtung sollte geprüft werden, ob eine gültige USt-IdNr. des Käufers erfasst wird, denn nur dann greift überhaupt die B2B-Regelung. Fehlt diese Erfassung im Checkout-Prozess, lässt sich die Rechnung später nicht korrekt zuordnen.
Nach Zahlungseingang folgt die eigentliche Rechnungsstellung. Hier ist entscheidend, dass Ihre Fakturierungssoftware das Bestellformat aus Kaufland korrekt in ein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD überführt, statt weiterhin ein klassisches PDF zu erzeugen. Ein manueller Zwischenschritt, bei dem Rechnungsdaten von Hand übertragen werden, erhöht das Fehlerrisiko und sollte möglichst automatisiert werden.
Der Versand der E-Rechnung an den Geschäftskunden muss über einen Kanal erfolgen, der das strukturierte Format erhält, etwa per E-Mail-Anhang im XML-Format oder über ein Zustellportal. Ein einfacher PDF-Export aus dem Kaufland-Verkäuferportal reicht dafür in der Regel nicht aus, sobald die jeweilige Übergangsfrist für Ihr Unternehmen abgelaufen ist.
Nach dem Versand beginnt die Archivierungspflicht. E-Rechnungen müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist maschinenlesbar und unveränderbar gespeichert werden, was ein reines Ablagesystem für PDF-Dateien nicht erfüllt. Ein revisionssicheres Archivierungssystem, das strukturierte Daten erhält und nicht nur die visuelle Darstellung, ist hierfür notwendig.
Schließlich sollten Sie den gesamten Prozess regelmäßig stichprobenartig prüfen: Wird bei jeder B2B-Bestellung tatsächlich eine E-Rechnung im korrekten Format erzeugt, versendet und archiviert? MarketplAIce kann dabei unterstützen, B2B-relevante Kaufland-Bestellungen zuverlässig zu identifizieren, sodass an dieser Stelle im Prozess keine Bestellung versehentlich als B2C behandelt wird.
Ein häufig unterschätzter Punkt ist der Umgang mit Rechnungskorrekturen. Muss eine bereits ausgestellte E-Rechnung storniert oder korrigiert werden, gelten dieselben Formatanforderungen wie für die ursprüngliche Rechnung. Eine formlose Korrektur per E-Mail-Text reicht hier ebenso wenig aus wie bei der Erstrechnung.
Sinnvoll ist außerdem eine klare interne Zuständigkeit für die E-Rechnungsprozesse, insbesondere wenn mehrere Personen im Team an Kaufland-Bestellungen beteiligt sind. Wenn unklar ist, wer für die korrekte Rechnungsstellung bei B2B-Bestellungen verantwortlich ist, entstehen genau die Lücken, die im Fall einer Prüfung auffallen.
Ergänzend lohnt sich ein Blick auf mögliche Schnittstellenprobleme zwischen Kaufland-Exporten und der eigenen Fakturierungssoftware. Werden Bestelldaten unvollständig oder mit falscher Kodierung übergeben, entstehen fehlerhafte E-Rechnungen, selbst wenn das grundsätzliche Format korrekt gewählt wurde. Ein Testlauf mit realistischen Bestelldaten vor dem verpflichtenden Stichtag deckt solche Probleme frühzeitig auf.
Zuletzt lohnt sich ein Blick auf die Schulung der beteiligten Mitarbeitenden. Auch die beste technische Lösung nützt wenig, wenn im Tagesgeschäft nicht klar ist, wann ein Vorgang als B2B einzustufen ist und wann nicht. Eine kurze interne Anleitung mit Beispielfällen reduziert Fehlklassifizierungen im Alltag spürbar.
Wer diese Prozesse einmal sauber etabliert hat, profitiert über die reine Pflichterfüllung hinaus: Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich auch für die eigene Buchhaltung und Auswertung schneller verarbeiten als unstrukturierte PDF-Belege. Die Investition in die E-Rechnungsstellung zahlt sich damit langfristig auch operativ aus, nicht nur regulatorisch.
FAQ
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Kaufland-Verkäufer verpflichtend?
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Der Versand wird gestaffelt eingeführt: größere Unternehmen ab 2027, alle übrigen spätestens ab 2028.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Privatkundenverkäufe über Kaufland?
Nein, die Pflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Reine B2C-Bestellungen sind ausgenommen.
Reicht eine PDF-Rechnung nach der Übergangsfrist noch aus?
Nein, nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD verpflichtend. Ein reines PDF erfüllt die gesetzlichen Anforderungen dann nicht mehr.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen versenden, aber weiterhin empfangen und archivieren können. Diese Empfangspflicht gilt bereits seit 2025.
Welche Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen?
Zulässig sind XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, jeweils in den aktuell gültigen Versionen. Andere digitale Formate ohne strukturierte Datenebene reichen nicht aus.
Muss Kaufland selbst die E-Rechnung für Verkäufer ausstellen?
Nein, die Verantwortung für die korrekte Rechnungsstellung an B2B-Kunden liegt beim Verkäufer selbst, unabhängig davon, über welchen Marktplatz die Bestellung erfolgt.
Wie kann MarketplAIce bei der Umstellung unterstützen?
MarketplAIce hilft, B2B-relevante Kaufland-Bestellungen zu identifizieren und Rechnungsdaten strukturiert für die Übergabe an E-Rechnungs-fähige Fakturierungssoftware aufzubereiten.
Über den Autor
Jorginho Engelmeyer ist Founder von MarketplAIce und seit über 8 Jahren im Amazon-Advertising und Multichannel-Handel aktiv. Mehr zu seinem Werdegang unter /expertise.