eBay E-Rechnungspflicht 2026: XRechnung & ZUGFeRD für Seller
Ab 2027 müssen eBay-Händler E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen und ausstellen können. Fristen, Formate und wie Sie Ihre eBay-Buchhaltung jetzt umstellen.
Die Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können – auch eBay-Händler mit überwiegend B2C-Geschäft. Ab dem 1. Januar 2027 kommt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro die Pflicht hinzu, E-Rechnungen im B2B-Geschäft auch aktiv auszustellen, ab 2028 gilt das grundsätzlich für alle. Für eBay-Verkäufer mit gewerblichen Käufern – etwa im Ersatzteil-, Werkzeug- oder Großhandelsbereich – bedeutet das: Eine PDF-Rechnung reicht im B2B-Kontext bald nicht mehr aus, es braucht ein maschinenlesbares, strukturiertes Format. Wer jetzt noch manuell oder mit einfachen PDF-Vorlagen arbeitet, sollte die Umstellung nicht erst 2027 beginnen, sondern frühzeitig die eigene Rechnungssoftware und Buchhaltungs-Schnittstelle prüfen. MarketplAIce hilft dabei, Umsatz- und Auftragsdaten aus eBay sauber in nachgelagerte Systeme zu übergeben, damit die technische Umstellung nicht zur Vollbremsung im Tagesgeschäft wird.
Was die E-Rechnungspflicht für eBay-Händler konkret bedeutet
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz und betrifft grundsätzlich alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Für reine B2C-Verkäufe über eBay – also an private Käufer – ändert sich an der Rechnungsstellung selbst zunächst nichts, hier bleiben einfache Rechnungen weiterhin zulässig. Relevant wird die Pflicht vor allem für eBay-Händler, die auch oder überwiegend an gewerbliche Kunden verkaufen, etwa im B2B-Marktplatzsegment oder über eBay-Shops mit Firmenkunden.
Entscheidend ist der zeitliche Stufenplan: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit Januar 2025 für alle Unternehmen. Die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt – Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen können, kleinere Unternehmen erhalten eine Übergangsfrist bis Ende 2027 beziehungsweise müssen spätestens ab 2028 vollständig umgestellt haben.
Warum eBay-Händler das nicht ignorieren sollten
Wer glaubt, als Marktplatz-Händler sei man aus der Pflicht, weil die Rechnung ja über eigene Systeme läuft, irrt. Die E-Rechnungspflicht knüpft am leistenden Unternehmen an, nicht am Verkaufskanal. Ein eBay-Shop, der auch gewerbliche Kunden beliefert, muss seine Rechnungsprozesse genauso umstellen wie ein Händler mit eigenem Online-Shop.
Besonders praxisrelevant: eBay selbst stellt keine standardisierte E-Rechnungsfunktion für Verkäufer bereit, anders als etwa Amazon mit seinem Business-Käufer-Programm. Die Verantwortung für die korrekte Rechnungsstellung liegt vollständig beim Händler – inklusive der technischen Umsetzung über eine geeignete Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
Die beiden zulässigen Formate im Überblick
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne visuelle Darstellung, das vor allem im Behörden- und B2B-Umfeld verbreitet ist und maschinell automatisch verarbeitet werden kann. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten, sodass die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar bleibt. Für die meisten eBay-Händler mit überschaubarem B2B-Anteil ist ZUGFeRD in der Praxis oft die pragmatischere Wahl, da es sich leichter in bestehende PDF-basierte Prozesse integrieren lässt.
Welches Format letztlich zum Einsatz kommt, hängt häufig von den Vorgaben der Buchhaltungssoftware und den Anforderungen der gewerblichen Käufer ab. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung beide Formate zumindest empfangen kann, da der Geschäftspartner das Format vorgeben darf.
Wie sich die Pflicht von der bisherigen Rechnungsstellung unterscheidet
Viele eBay-Händler erstellen Rechnungen bislang manuell oder über einfache Vorlagen in Tabellenprogrammen, die als PDF verschickt werden. Technisch ist das eine unstrukturierte Rechnung: Ein Mensch kann sie lesen, eine Buchhaltungssoftware auf Empfängerseite kann die Daten aber nicht automatisch auslesen und verarbeiten. Genau das ändert sich mit der E-Rechnungspflicht – die Rechnung muss zusätzlich in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, selbst wenn sie äußerlich wie eine gewohnte PDF-Rechnung aussieht, wie es bei ZUGFeRD der Fall ist.
Für den laufenden eBay-Betrieb bedeutet das in der Praxis vor allem eine technische Umstellung der eingesetzten Software, keine inhaltliche Änderung der Rechnungsangaben selbst. Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer oder Leistungsbeschreibung bleiben unverändert erforderlich, kommen aber zusätzlich in einem strukturierten Datenformat hinzu, das im Hintergrund mitgeliefert wird.
In 6 Schritten zur E-Rechnungsfähigkeit
- B2B-Anteil im eBay-Geschäft ermitteln. Prüfen Sie, wie hoch der Anteil gewerblicher Käufer an Ihrem eBay-Umsatz tatsächlich ist, um den Handlungsdruck realistisch einzuschätzen.
- Aktuelle Rechnungssoftware prüfen. Klären Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- oder Fakturierungslösung XRechnung oder ZUGFeRD bereits unterstützt oder ein Update dafür plant.
- Schnittstelle zu eBay-Auftragsdaten sicherstellen. Stellen Sie sicher, dass Bestelldaten aus eBay zuverlässig und automatisiert in die Rechnungssoftware übernommen werden, statt manuell übertragen zu werden.
- Format-Entscheidung treffen. Legen Sie fest, ob XRechnung oder ZUGFeRD für Ihr Geschäftsmodell praktikabler ist, in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.
- Empfangsfähigkeit testen. Richten Sie einen E-Mail-Posteingang oder ein System ein, das eingehende E-Rechnungen von Lieferanten und Partnern korrekt verarbeiten kann.
- Testlauf vor der Pflichtfrist durchführen. Stellen Sie testweise einige E-Rechnungen aus, bevor die Pflicht 2027 beziehungsweise 2028 tatsächlich greift, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Welche eBay-Kategorien besonders betroffen sind
Nicht jeder eBay-Händler spürt die E-Rechnungspflicht gleich stark. Besonders relevant ist sie für Kategorien mit traditionell hohem B2B-Anteil: Ersatzteile und Werkzeuge, Gewerbe- und Industriebedarf, Büroausstattung, Baumaterialien oder auch Großhandelsposten, die gezielt an Wiederverkäufer und Handwerksbetriebe gehen. Wer in solchen Nischen verkauft, sollte den eigenen B2B-Anteil nicht unterschätzen, selbst wenn eBay insgesamt eher als Konsumenten-Marktplatz wahrgenommen wird.
Auch Mischformen sind häufig: Ein eBay-Shop, der überwiegend an Privatkunden verkauft, aber gelegentlich größere Posten an gewerbliche Käufer liefert, fällt für genau diese Teilmenge der Umsätze unter die Pflicht. Eine klare Trennung zwischen B2B- und B2C-Bestellungen im eigenen System ist deshalb eine wichtige Voraussetzung, um die Pflicht korrekt anzuwenden, ohne pauschal für alle Bestellungen E-Rechnungen erzeugen zu müssen.
Übergangsfristen und Erleichterungen im Überblick
Der Gesetzgeber hat bewusst gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, um kleinere Unternehmen nicht zu überfordern. Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich noch alle Unternehmen Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 greift die Ausstellungspflicht zunächst nur für größere Unternehmen über der 800.000-Euro-Umsatzschwelle, während kleinere Betriebe bis Ende 2027 vereinfachte elektronische Formate wie reine PDF-Rechnungen weiterhin nutzen dürfen, sofern der Empfänger einverstanden ist. Spätestens ab 2028 gilt die vollständige E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich dann unabhängig von der Unternehmensgröße.
Für eBay-Händler mit schwankendem Umsatz lohnt sich ein jährlicher Check, ob die Umsatzschwelle überschritten wurde, da sich die geltenden Fristen danach richten. Wer sich frühzeitig auf das strengere Zielbild einstellt, statt die Mindestanforderungen jedes Jahr neu zu prüfen, vermeidet unnötigen Umstellungsstress in letzter Minute.
Archivierung und Aufbewahrungspflichten nicht vergessen
Neben der reinen Ausstellung und dem Empfang gilt für E-Rechnungen dieselbe zehnjährige Aufbewahrungspflicht wie für klassische Rechnungen, allerdings mit der zusätzlichen Anforderung, dass die strukturierten Daten maschinenlesbar und unveränderbar archiviert werden müssen. Ein einfacher Ordner mit ausgedruckten PDF-Kopien reicht für E-Rechnungen nicht mehr aus, da die zugrundeliegenden strukturierten Daten mit archiviert werden müssen, nicht nur die menschenlesbare Darstellung.
Wer seine eBay-Buchhaltung über ein Drittsystem abwickelt, sollte frühzeitig klären, ob dieses System die gesetzeskonforme, GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen bereits unterstützt oder ob hierfür eine zusätzliche Lösung notwendig wird. Eine nachträgliche Migration bereits archivierter Rechnungen in ein neues System ist in der Regel deutlich aufwendiger als eine von Anfang an korrekt eingerichtete Archivierung.
Was bei Nichteinhaltung droht
Eine fehlerhafte oder ausbleibende E-Rechnung kann bei gewerblichen Geschäftspartnern zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen und im schlimmsten Fall die Geschäftsbeziehung belasten, wenn Partner auf konforme Rechnungen bestehen. Hinzu kommt das grundsätzliche Risiko formal fehlerhafter Buchführung, das bei einer Betriebsprüfung auffallen kann. Wer frühzeitig umstellt, vermeidet, kurz vor der Fristsetzung unter Zeitdruck eine Lösung suchen zu müssen, während Softwareanbieter und Steuerberater gleichzeitig von vielen Unternehmen angefragt werden.
Rolle des Steuerberaters bei der Umstellung
Die technische Umsetzung der E-Rechnungspflicht ist in erster Linie eine Aufgabe für Buchhaltungssoftware und IT, die konkrete Ausgestaltung – etwa welche Umsätze tatsächlich als B2B gelten oder wie mit Kleinunternehmerregelungen umzugehen ist – sollte aber nicht ohne steuerliche Beratung entschieden werden. Gerade bei Mischkonstellationen aus B2B- und B2C-Verkäufen auf eBay, bei Auslandsgeschäft oder bei schwankenden Umsatzgrößen unterhalb und oberhalb der 800.000-Euro-Schwelle lohnt sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater, statt die Einordnung allein der Buchhaltungssoftware zu überlassen.
Viele Steuerberatungskanzleien bieten inzwischen eigene Beratungspakete speziell zur E-Rechnungsumstellung an, die neben der reinen Softwarefrage auch die interne Prozessgestaltung abdecken – etwa wie eingehende E-Rechnungen archiviert und bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar vorgehalten werden müssen. Wer diesen Schritt frühzeitig geht, vermeidet, kurz vor der Pflichtfrist 2027 gemeinsam mit vielen anderen Unternehmen um knappe Beratungstermine konkurrieren zu müssen.
Wie MarketplAIce die Umstellung erleichtert
MarketplAIce konsolidiert Bestell-, Umsatz- und Margendaten aus eBay und weiteren Marktplätzen an einer zentralen Stelle, sodass diese sauber strukturiert an nachgelagerte Buchhaltungssysteme übergeben werden können – eine wichtige Voraussetzung, damit die E-Rechnungsstellung nicht an fehlenden oder inkonsistenten Auftragsdaten scheitert. Gerade Händler, die mehrere Marktplätze parallel bespielen, profitieren davon, Rechnungs- und Umsatzprozesse nicht für jeden Kanal einzeln aufzubauen, sondern kanalübergreifend konsistent zu halten.
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FAQ
Muss ich als eBay-Privatverkäufer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Privatverkäufe an Endkunden sind von der Ausstellungspflicht nicht betroffen, auch wenn der Empfang seit 2025 technisch grundsätzlich möglich sein sollte.
Ab wann genau muss ich als eBay-Händler E-Rechnungen ausstellen können?
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen können. Kleinere Unternehmen erhalten eine Übergangsfrist bis spätestens 2028.
Welches Format soll ich wählen, XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt von Ihrer Buchhaltungssoftware und den Vorgaben Ihrer Geschäftspartner ab. ZUGFeRD eignet sich oft gut für Händler mit überwiegend PDF-basierten Prozessen, da es lesbares PDF und strukturierte Daten kombiniert.
Stellt eBay selbst eine Lösung für E-Rechnungen bereit?
Nein, eBay bietet keine integrierte E-Rechnungsfunktion für Verkäufer. Die Umsetzung erfolgt über externe Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, die an die eBay-Auftragsdaten angebunden werden muss.
Was passiert, wenn ich die Umstellung verpasse?
Es drohen Probleme beim Vorsteuerabzug Ihrer gewerblichen Kunden sowie formale Mängel in der eigenen Buchführung, die bei einer steuerlichen Prüfung auffallen können. Eine frühzeitige Umstellung vermeidet Zeitdruck kurz vor der Pflichtfrist.
Gilt die Pflicht auch für eBay-Verkäufer außerhalb Deutschlands?
Die hier beschriebene Pflicht basiert auf deutschem Steuerrecht und gilt für inländische B2B-Umsätze. Verkäufer mit Sitz im Ausland, die nach Deutschland liefern, sollten die Anforderungen mit ihrem Steuerberater im Einzelfall prüfen.
Wie hängt die E-Rechnungspflicht mit meiner normalen eBay-Rechnungsstellung zusammen?
Die technischen Grundlagen zum Erstellen gewerblicher Rechnungen auf eBay bleiben bestehen, die E-Rechnungspflicht kommt als zusätzliche Formatanforderung für B2B-Umsätze hinzu. Einen Überblick zur laufenden Rechnungsstellung auf eBay finden Sie im Beitrag eBay Rechnung erstellen für gewerbliche Verkäufer.
Über den Autor
Dieser Beitrag wurde von Jorginho Engelmeyer verfasst, Gründer von MarketplAIce und seit über 8 Jahren im Amazon-Advertising aktiv. Mehr zu seiner Expertise unter /expertise.